So einfach – so übersichtlich

Wie funktioniert’s?

Die Abwicklung mit der selbstbedienBar ist für beide Seiten einfach. Egal, ob Sie auf der Arbeitgeber- oder Arbeitnehmerseite stehen, ob Sie im Vereinsvorstand oder ein Vereinsmitglied sind, die Bedienfreundlichkeit und die Vorteile gelten für jeden.

Die Bestellung

Die Bestellung funktioniert ganz einfach. An der Ausgabestelle wird ein Tablet mit dem
selbstbedienBar-Tool angebracht. Jeder, der etwas aus dem Firmen- oder Vereinskiosk konsumieren
möchte, kann bequem durch einfaches Fingertippen sein Kürzel eingeben und danach aus den
Produkten auswählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Bevor die Bestellung abgeschlossen wird,
kann der komplette Warenkorb eingesehen und ggf. korrigiert werden. Alternativ lässt sich eine
Bestellung auch über den PC am Arbeitsplatz auslösen. Hierfür wird zusätzlich das Passwort benötigt. Nachdem der Bestellvorgang abgeschlossen ist, können die entsprechenden Produkte entnommen und genossen werden.

Die Datenverwaltung

Der Company-Admin legt für jeden Mitarbeiter einen Account mit Namen, Kürzel und personenbezogener E-Mail-Adresse an. Sobald der Account angelegt ist, erhält der Mitarbeiter eine E-Mail mit allen Daten sowie eine kurze Einweisung.

Anschließend muss jeder Nutzer seine Adresse sowie Bankdaten in dem selbstbedienBar-Account hinterlegen. Mit der Eingabe der persönlichen Zahlungsdaten wird der Firma oder dem Verein die Erlaubnis erteilt, einmal monatlich den fälligen Betrag durch ein SEPA-Mandat* einzuziehen. Die
Adresse und die Bankdaten können auch später angegeben werden. Damit das aber nicht in Vergessenheit gerät, werden in regelmäßigen Abständen Erinnerungs-Mails verschickt. So steht der automatischen Rechnungserstellung am Anfang des Folgemonats nichts mehr im Wege.

Der Produktkatalog

Der App-Admin kann das komplette Produktangebot erfassen und verwalten. Hierbei können verschiedene Kategorien ausgewählt werden (z. B. Kaffeegetränke, Snacks, Frühstück usw.). Das kann die spätere Abwicklung vereinfachen, wenn z. B. Produkte unterschiedlich versteuert werden müssen oder mit verschiedenen In-House-Rabatten versehen werden sollen. Der Produktkatalog ist beliebig erweiterbar.

Die Rechnungserstellung

Der App-Admin kann im Backend Rechnungen erstellen. Zunächst bekommt er eine ‘Test-Rechnung’ angezeigt. Erst nach der Bestätigung geht die Rechnung an die jeweiligen Benutzer. In der Regel werden die Rechnungen am Ende des Monats oder am Anfang des Folgemonats erstellt (Voraussetzung ist, dass alle erforderlichen Daten vorhanden sind, sonst ist keine Rechnungserstellung möglich). Natürlich ist es auch möglich, für einzelne Tage und für einzelne Nutzer eine Rechnung zu erstellen. Ein paar Tage nach dem Rechnungsversand wird der Betrag über ein SEPA-Mandat* von dem Bankkonto des Mitarbeiters oder des Vereinsmitglieds eingezogen. Dieses erfolgt ganz einfach durch eine Sammellastschrift, die mit Hilfe einer durch das System erstellten xml-Datei im Banking-System der Bank hochgeladen wird. Durch die zeitliche Verzögerung kann so im Vorfeld noch eine zusätzliche Kontrolle auf beiden Seiten erfolgen.

Natürlich kann sich jeder Nutzer der selbstbedienBar zu jedem beliebigen Zeitpunkt in seinem Account die ausgelösten Bestellungen und die bereits erhaltenen Rechnungen ansehen. Die Rechnungen sind im pdf-Format hinterlegt und können abgespeichert und ausgedruckt werden.

* Das Modul ‘SEPAMandat’ ist nur für die Versionen Classic und Premium erhältlich.

Das war noch längst nicht alles

Was die selbstbedienBar sonst noch für Funktionen mitbringt, können Sie hier nachlesen.

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