In die selbstbedienBar können sich nur natürliche Personen einloggen und dort einkaufen. Eine Person (der Kunde) kann aber dennoch auf Rechnung einer Firma einkaufen.
Eine Firma selbst kann kein User der selbstbedienBar sein. Der Firma können aber einzelne User zugeordnet werden. Die einzelnen Einkäufe der User werden über deren eigenen User-Account abgewickelt – und nicht z.B. über einen Sammelaccount der Firma.
Hierdurch hat jeder User einen Überblick über die von ihm getätigten Einkäufe. Vor allen Dingen weiß dadurch die Firma (und ggf das Finanzamt 😉 genau, wer bspw. wie viele Freibezüge in Anspruch genommen hat. Das ist wichtig, da die entstandenen Kosten für Freibezug, Zuschuss und/oder Bewirtung in der Regel steuerrelevant sind.
Wie kann ein Kunde auf den “Firmendeckel” einkaufen?
Der Kauf eines Kunden auf die Rechnung (s)einer Firma erfolgt entweder über Freibezüge, Zuschüsse oder über eine Bewirtung. Wichtig ist in allen Fällen, dass der Admin der selbstbedienBar eine Firma anlegt und diese mit einem Verantwortlichen (einem vorhandenen Kunden der selbstbedienBar) verknüpft.
Im folgenden Beispiel wurde Max Müller zum Verantwortlichen der ACME GmbH & Co. KG gemacht:
Andere Kunden der selbstbedienBar sind als Mitarbeiter der ACME GmbH & Co. KG markiert worden:
In seinem Account kann der Verantwortliche Max Müller, die Anzahl der Freibezüge, die Höhe der Zuschüsse sowie das Recht zur Bewirtung festlegen:
Im Folgenden legt der Verantwortliche bspw. fest, dass jeder Mitarbeiter 40 Produkte aus der Kategorie “Heißgetränke” pro Monat auf Kosten der Firma beziehen darf:
Nach unserem Wissen (keine steuerliche Beratung!) ist dieses Vorgehen selbst bei “Eine-Personen-Firmen” sinnvoll. Dem Finanzamt kann so klar dargestellt werden, was und wie viel auf Kosten der Firma und was auf eigene Rechnung konsumiert wird.
Am Ende des Monats erhält die Firma eine Rechnung für die konsumierten Freibezüge und eine genaue Aufstellung welcher Mitarbeiter wie viele Freibezüge genutzt hat:
Auf der Rechnung des Mitarbeiters erscheinen die konsumierten Produkte mit dem Hinweis, dass es sich um einen Freibezug handelt:
Über die Trennung “Person / Firma” ist auch eine Bewirtung möglich. Ist ein Mitarbeiter vom Verantwortlichen mit dem Recht zur Bewirtung ausgestattet worden, so erscheint bei dem betreffenden Mitarbeiter am Ende des Bestellprozesses der Button “Firmenrechnung / Bewirtung”:
Nach einem Klick auf den Button kann der Mitarbeiter sofort (oder später über seinen Login-Bereich) die rechtlichen Anforderungen an einem Bewirtungsbeleg erfüllen und die bewirteten Personen sowie den Bewirtungsanlass eintragen:
Nach dem nächsten Rechnungsdurchlauf befindet sich im Anhang der Firmenrechnung der Bewirtungsbeleg, der nur noch unterschrieben werden muss:
Stand Oktober 2017